Quando un whistleblower, interno o esterno, segnala un’irregolarità all’interno dell’azienda, si parla di “whistleblowing”. Questa segnalazione riservata può contenere informazioni e sospetti ragionevoli su violazioni effettive o potenziali, già avvenute o molto probabilmente in futuro. Un sistema di segnalazione offre quindi l’opportunità di scoprire potenziali violazioni.
La Direttiva UE sui whistleblower (Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, relativa alla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione) mira a proteggere le persone che segnalano violazioni. Protegge inoltre le persone oggetto di una segnalazione o divulgazione, nonché le altre persone interessate da una segnalazione o divulgazione. In Germania, i requisiti sono definiti nella Legge sulla protezione dei whistleblower (HinSchG). Ciò crea l’obbligo legale di istituire una procedura per i whistleblower (il cosiddetto “punto di segnalazione interno”).
Se sospetti violazioni della legge, comportamenti non etici o altre condotte scorrette, puoi utilizzare il Punto/Portale di Segnalazione Whistleblower. I nostri dipendenti, clienti, fornitori e partner commerciali possono utilizzarlo per segnalare violazioni sospette o effettive.
Tali violazioni includono, ad esempio:
Se ritieni che le azioni di uno o più dipendenti costituiscano una condotta scorretta, dovresti sempre segnalare tali preoccupazioni al tuo supervisore. Se hai motivi legittimi per sentirti a disagio nel parlarne con il tuo supervisore o temi conseguenze negative per te stesso, come ritorsioni, trattamenti ingiusti o licenziamento, puoi anche contattare il tuo superiore.
Il modo più sicuro per inviare una segnalazione è aprire il seguente indirizzo nel browser del proprio dispositivo personale: https://georgmartin.hinweisgebersystem.online/.
Questo portale garantisce l’elaborazione indipendente e anonima degli incidenti segnalati. Se il whistleblower ha un interesse personale nella questione, è tenuto a dichiararlo fin dall’inizio.
L’azienda tratterà con serietà tutte le segnalazioni di cattiva condotta e proteggerà coloro che segnalano reclami in buona fede. Tuttavia, possono essere intraprese azioni disciplinari o legali contro i whistleblower che forniscono informazioni false o compromettenti. Il Whistleblower Protection Act esclude esplicitamente la protezione dell’identità del whistleblower in caso di false informazioni o persino di diffamazione. In tali casi, il whistleblower doloso è addirittura tenuto a risarcire i danni (articolo 38 del Whistleblower Protection Act).
Le segnalazioni in arrivo vengono elaborate secondo un processo standardizzato ed equo. Tutte le informazioni ricevute sono trattate con la massima riservatezza; le segnalazioni possono essere presentate in forma anonima su richiesta, con l’anonimato garantito durante l’intero processo.
Dopo aver presentato la segnalazione, riceverete una notifica di ricezione e una conferma di ricezione entro 7 giorni. Potete contare sul trattamento discreto e confidenziale delle informazioni. Sarete informati sui risultati dell’indagine e su eventuali misure di follow-up entro 3 mesi dalla segnalazione.
La legge sulla protezione dei whistleblower (Whistleblower Protection Act) garantisce protezione contro la discriminazione in caso di segnalazione. Pertanto, il whistleblower non ha motivo di temere conseguenze negative. Qualora vengano segnalate violazioni della legge tedesca, la legge tutela il whistleblower da qualsiasi conseguenza negativa. Inoltre, il whistleblower non è responsabile per eventuali danni derivanti dalla divulgazione della violazione.
La tutela dell’identità del whistleblower è la massima priorità della legge sulla protezione dei whistleblower. Ciò è garantito dalla possibilità di presentare segnalazioni riservate. L’identità del whistleblower sarà rivelata solo con il suo consenso. Un’eccezione si applica in caso di indagini giudiziarie o amministrative. In questi casi, il whistleblower viene informato prima di rivelare la propria identità.
Il trattamento dei dati personali include:
Le finalità del trattamento sono l’identificazione e, se necessario, la dimostrazione di violazioni della legge applicabile e/o delle istruzioni interne, nonché la difesa dell’azienda da rivendicazioni legali e da eventuali indagini e procedimenti ufficiali documentando il trattamento, i procedimenti e le indagini.
Le basi giuridiche sono:
Il centro di segnalazione è gestito da un fornitore di servizi esterno, che a sua volta utilizza una piattaforma cloud per la gestione delle segnalazioni e la comunicazione. Inoltre, i dati vengono condivisi all’interno dell’azienda con i reparti interni competenti, in conformità con l’HinSchG (Legge sulla protezione dei dati). Altri destinatari possono includere altri fornitori di servizi esterni, come servizi legali e/o esperti forensi, nonché consulenti esterni eventualmente interpellati.
Si applicano i diritti degli interessati indicati nella pagina principale dell’informativa sulla privacy. Non è previsto il trasferimento a paesi terzi.
Tutti i dati relativi al rapporto/caso saranno cancellati tre anni dopo la conclusione del procedimento ai sensi dell’articolo 11 (5) dell’HinSchG (legge sulla protezione degli articoli), a meno che non vi siano altri motivi giuridici per la conservazione del caso per un periodo più lungo. Ciò potrebbe verificarsi qualora sussistano periodi di conservazione più lunghi in base a norme di diritto commerciale o fiscale.
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